Việc lập, dùng hóa đơn chừng như là công việc thường ngày của 1 kế toán viên khi thực hiện những thương lượng hàng hóa, nhà cung cấp giữa các đơn vị, đơn vị. Vì vậy, lúc các với quy định mới về hóa đơn trong khoảng những sắc thuế thì đề nghị các người làm cho kế toán phải nắm bắt kịp thời để không làm ảnh hưởng đến công ty của mình lúc khiến ko đúng với quy định. Nhằm giúp các bạn kế toán viên cập nhật quy định mới và chỉ dẫn chi tiết phương pháp lập hóa đơn giá trị gia tăng(GTGT) theo đúng quy định, Kế toán Việt Hưng – lamketoan.vn xin chỉ dẫn các bạn qua bài viết sau.
Đầu tiên, trước lúc tiến hành lập, chúng ta nên để ý một số nguyên tắc lập hóa đơn được quy định tại Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
1. Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT
– doanh nghiệp, hộ, tư nhân kinh doanh chỉ được lập hóa đơn giá trị gia tăng và giao cho các bạn hàng hóa, nhà sản xuất các dòng hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này.
– Người bán phải lập hóa đơn lúc bán hàng hóa, nhà cung cấp, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, nhà sản xuất dùng để khuyến mãi, PR, hàng mẫu; hàng hóa, nhà sản xuất sử dụng để cho, biếu, tặng, bàn thảo, trả thay lương cho công nhân và sử dụng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp diễn giai đoạn sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.
Nội dung trên hóa đơn giá trị gia tăng phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; ko được tẩy xóa, sửa chữa; phải tiêu dùng cộng màu mực, loại mực ko phai, ko tiêu dùng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tiếp, không đứt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập sử dụng máy tính nếu như sở hữu phần còn trống trên hóa đơn thì ko phải gạch chéo.
– Hóa đơn được lập 1 lần thành phổ biến liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được hợp nhất trên những liên hóa đơn có cùng 1 số.
– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tiếp trong khoảng số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp doanh nghiệp buôn bán có phổ thông doanh nghiệp trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc phổ thông hạ tầng nhận ủy nhiệm cộng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in sở hữu cộng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở vật chất trong toàn hệ thống thì tổ chức buôn bán phải mang sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng tổ chức trực thuộc, từng hạ tầng nhận ủy nhiệm. Các doanh nghiệp trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải tiêu dùng hóa đơn theo quy trình trong khoảng số nhỏ tới số lớn trong khuôn khổ số hóa đơn được phân chia.
Trường hợp đơn vị buôn bán mang phổ biến hạ tầng bán hàng hoặc phổ quát cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cộng tiêu dùng 1 cái hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cộng ký hiệu theo phương thức truy hỏi xuất tự nhiên trong khoảng một máy chủ thì doanh nghiệp kinh doanh phải với quyết định phương án cụ thể về việc truy vấn xuất ngẫu nhiên của các hạ tầng bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Trật tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số to cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của doanh nghiệp kinh doanh.
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) được lập theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
2. Phương pháp ghi một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn GTGT
⇒ Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn.
– Đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền có hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người dùng, ko phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối mang cung ứng nhà sản xuất là ngày hoàn thành việc phân phối dịch vụ, ko phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp doanh nghiệp cung ứng nhà cung cấp thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp nhà sản xuất thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
– Đối mang vun đắp, lắp đặt là thời khắc nghiệm thu, bàn giao dự án, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
+ Đối có hóa đơn lần đầu là ngày chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, phân phối nhà sản xuất.
+ Đôi có hóa đơn điều chỉnh, hàng bán bị trả lại… là ngày hiện giờ. Thông thường sẽ trùng sở hữu ngày lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, hay là ngày trả lại hàng hóa.
⇒ Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, liên hệ, mã số thuế của người mua”:
ghi tên rất nhiều hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Trường hợp đơn vị bán hàng có đơn vị trực thuộc mang mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc ko mang mã số thuế thì ghi mã số thuế của hội sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, sản xuất nhà cung cấp trong khoảng 200.000 đồng trở lên mỗi lần, khách hàng ko lấy hóa đơn hoặc không phân phối tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người sắm ko lấy hóa đơn” hoặc “người sắm ko cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Riêng đối sở hữu các tổ chức bán buôn xăng dầu, ví như người dùng không đề nghị lấy hóa đơn, cuối ngày doanh nghiệp phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu khách hàng ko lấy hóa đơn nảy sinh trong ngày.
Trường hợp tên, liên hệ quý khách quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đa số số nhà, tên con đường xã, phường, phố, quận, thị xã, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ đơn vị và phù hợp với đăng ký buôn bán, đăng ký thuế của công ty.
⇒ Tiêu thức “Số quy trình, tên hàng hóa, dịch vụ, tổ chức tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo trật tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ không (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập sử dụng máy tính nếu sở hữu phần còn trống trên hóa đơn thì ko phải gạch chéo.
Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, nhà cung cấp để quản lý thì lúc
ghi hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
những mẫu hàng hóa cần phải đăng ký quyền dùng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các mẫu số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký luật pháp mang bắt buộc. Ví dụ: số khuông, số máy của ô tô, mô tô; liên hệ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…
các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất thiết thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ phân phối hàng hóa, nhà cung cấp.
⇒ Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng doanh nghiệp không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải với giấy giao cho của thủ trưởng doanh nghiệp cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
⇒ Tiêu thức “người sắm hàng (ký, ghi rõ họ tên)”
Riêng đối có việc mua hàng không trực tiếp như: mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì khách hàng hàng không nhất mực phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người tậu hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
lúc lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng nhà sản xuất ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất quyết phải với chữ ký của khách hàng nước ngoài.
⇒ Đồng tiền ghi trên hóa đơn: đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 đô la Mỹ – Mười ngàn đô la Mỹ.
Người bán song song ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá thương lượng bình quân của thị phần ngoại tệ liên nhà băng do nhà băng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời khắc lập hóa đơn.
Trường hợp ngoại tệ thu về là chiếc ko mang tỷ giá sở hữu đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo có 1 cái ngoại tệ được nhà băng Nhà nước Việt Nam ban bố tỷ giá.
